Порядок ведения Посольством России в Бельгии учета российских граждан регулируется вступившим в силу 06 ноября 2011 года приказом МИД России №15114 от 17 августа 2011 года «Об утверждении Правил ведения дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Российской Федерации учета граждан Российской Федерации, находящихся за пределами территории Российской Федерации».

Граждане Российской Федерации, находящиеся в Королевстве Бельгия, вправе встать на консульский учет в Посольстве России в Брюсселе. Постановка российского гражданина на учет является сугубо добровольной, и осуществляется по его желанию вне зависимости от цели и срока пребывания в Бельгии. Каких-либо ограничений для постановки россиянина на учет действующим законодательством не установлено. При этом факт постановки на учет либо отсутствие таковой не порождают для гражданина каких-либо правовых последствий.

Учет российских граждан в Посольстве России в Бельгии заключается в фиксировании консульскими должными лицами предоставляемых гражданами своих контактных данных, которые в соответствии с законом используются в целях обеспечения прав, интересов и безопасности самих граждан. В частности, в случае возникновения в Бельгии какой-либо чрезвычайной ситуации сведения о месте пребывания гражданина, пусть даже кратковременного, о способах экстренной связи с ним или с его родственниками могут иметь решающее значение.

Данные консульского учета используются также для составления списков находящихся за рубежом избирателей и участников референдума.